最終更新日: 2021/08/30 11:03 自動返信メールの例文・テンプレートは？休暇や出張の時のために不在通知を設定しよう

自動返信メールの例文は？

①一般的な自動応答のメールの内容

自動返信メールの例文1つ目は、一般的な自動応答の返信です。例えば会員登録などの確認メールなどであれば「このメールは自動返信しております」という断りを初めに書きます。そしてそのあとに「～ありがとうございます」というお礼と場面に応じた用件をメールに書くのがいいでしょう。

実際に例文として書き起こしてみると「このメールは自動送信されています。このメールに返信をして頂いてもご連絡できませんのでご了承ください。この度はご登録ありがとうございます。会員登録が完了いたしましたので、引き続きサービスをお楽しみください」という感じになります。内容は要件に応じて変わるでしょう。

②一般的なお問い合わせに対する返信

自動返信メールの例文2つ目は、一般的なお問い合わせに対する返信です。例えばお問い合わせの内容に対し、まず「このメールは自動返信しております」という断りをはじめに書き「お問い合わせありがとうございます」というお礼と、もらった問い合わせ内容に対し「改めて連絡させて頂きます」と書きます。

実際に例文として書き起こしてみると「このメールはお問い合わせして頂いた方へ自動返信しております。お問い合わせありがとうございます。お問い合わせの内容についての返信は、改めて担当からご連絡いたしますので、しばらくおまちください。」という感じになります。文末に問い合わせの控えもあると丁寧でしょう。

①自動だからと機械的な文章で書く

自動返信メールのよくない例1つ目は、自動だからと機械的な文章で書くことです。自動返信のメールといえども丁寧さは欠かせません。実際には機械が自動で送信しているメールではありますが、読み手の感覚では、人が書いたメールと扱いは変わりません。なので無機質・無愛想なメールだと印象が悪くなるでしょう。

悪い例を挙げてみると「このメールは自動返信です。お問い合わせのメールに対する返信は、時間がかかりますのでもうしばらくお待ちください。」という感じです。時間をかけて書いたメールに対し、先ほどの短く無機的なメールと、愛想のいい血の通ったメールのどちらの返信の印象が良いかは言うまでもないはずです。

②文末に署名を書いていない

自動返信メールのよくない例2つ目は、文末に署名を書いていないことです。ビジネスメールにおいて署名は必須です。自動返信でも同じことで、通じる連絡先などを書いておくのがマナーとなります。自動返信だと勝手が違うので、署名を書く意識が希薄となりますが、記載したほうが丁寧です。

また、どうしても相手方が連絡したいことがある場合も想定して、連絡のつくアドレスや電話番号を書いておく方がいいでしょう。自動返信のメールを一方的に送って、連絡を取る手段がないというのは、場合によってはトラブルになったり相手が不便な思いをする可能性があります。

③お問い合わせの控えを自動返信に載せてない

自動返信メールのよくない例3つ目は、お問い合わせの控えを自動返信に載せてないことです。自動返信のメールの最後の方か途中に、お問い合わせの文面を控えとして載せておくと丁寧です。必須というわけではありませんが、送り主自身が何を問い合わせたのかを確認できて便利という利点があります。

また、自動返信のメールに問い合わせ内容を記載するメリットはほかにもあります。控えを記載しておくことで、前に聞いた内容を確認できます。つまり、送り主が以前問い合わせで聞いたのに、忘れてしまってもう一回聞いてしまうというムダも減らすことができます。

会社によっては情報流出やサーバーの負荷の観点から禁じている場合も

会社によっては情報流出やサーバーの負荷の観点から禁じている場合もあります。メールやり取りが多い場合、すべてに自動返信するとサーバーに膨大な負荷がかかります。また、署名や送り主のメールアドレスから連絡先などの情報が漏れるリスクがあり、自動返信の利用を禁じているところもあります。

自動返信メールの例文・テンプレートは？

①休みでの不在通知連絡

自動返信メールの例文・テンプレート1つ目は、休みでの不在通知連絡です。作成するポイントは、いつからいつまで休みなのか、急ぎの場合はどこに連絡するといいのかを文面に記載しておくことです。

例文を実際に書き起こしてみると「このメールは自動返信です。誠に申し訳ありませんが、休暇のため〇月〇日～〇月〇日まで不在にしております。恐れ入りますが御用がある方は、休暇明け以降の返信となりますのでご了承ください。なお急用がある方は、弊社○○までご相談をお願いいたします。」という感じになります。

②出張での不在通知連絡